Сегодня я расскажу вам, как управлять своим временем. В этой статье вы узнаете о методиках управления своим временем и сможете выполнить практические задания для их освоения. Выполнив все задания, представленные в этой статье, вы уже сможете упорядочить свои дела и освободить время для отдыха.
Что за зверь — тайм-менеджмент. Как управлять временем
Вы замечали, что к концу дня не помните, что сделали за день?
Бывало такое, что вы откладываете какое-то важное дело и уже месяц не можете к нему приступить? Или наоборот, вы всё время в делах, но нет времени на отдых или хобби.
Если вы сталкиваетесь с подобными проблемами, значит, пора научиться тайм-менеджменту.
Тайм-менеджмент в переводе с английского — управление временем. Но не думайте, что если вы начнете использовать методики тайм-менеджмента, то сразу начнете жить по расписанию.
Систем управления временем много. И я считаю, что каждый человек может выработать систему, которая будет подходить конкретно ему. Необязательно поминутно расписывать свой день, чтобы стать продуктивным. Совместив уже существующие методики с собственным опытом и привычками, можно достичь хороших результатов.
Как измерить результат тайм-менеджмента
Хороший результат в тайм-менеджменте — проснуться утром и знать, какие задачи у вас есть на сегодня, и как вы проведёте день.
Результат управления своим временем — свобода заниматься тем, чем вам нравится, тогда, когда вам хочется.
Если вы сейчас работаете по найму и думаете, что тайм-менеджмент вам не подходит, потому что все задачи вам ставит начальник, это не так. Многие методики можно подстроить под ваш рабочий график. И тем самым увеличить продуктивность и даже настроение.
В этой статье я расскажу вам о нескольких методиках и инструментах тайм-менеджмента, которые я использую сам и которыми пользуется моя команда. И, конечно, расскажу, как их лучше внедрить.
Дальше рассмотрим три главных методики. Сразу скажу, что изучать их стоит последовательно. И не игнорируйте практические задания в конце каждой методики!
Методика 1. GTD
Эта методика расшифровывается как Getting Things Done — то есть “Приведение дел в порядок”, ну или дословно “Доведение дел до завершения”. Она создана Дэвидом Алленом — экспертом в области личной продуктивности.
Если у вас накопилась куча дел, и вы не знаете, с чего начать, это то, что нужно.
Эта система разработана, чтобы наконец закончить все тянущиеся дела и освободить место для отдыха. Как и у любой системы, здесь есть свои правила и принципы.
Основной принцип — это ведение тематических списков дел.
3 главных правила системы GTD:
- всё записывать;
- выполнять всё, что записано;
- быстро решать, что делать дальше.
Зачем нужно всё записывать и тратить на это время?
Создатель GTD считает, что то множество повседневных дел, которые мы держим в голове, не даёт нам сосредоточиться на действительно важных задачах. Если у вас есть список дел, ваш мозг свободен. Вам не приходится напрягаться, чтобы вспомнить, что же нужно взять с собой в поездку в другой город. На этот случай у вас уже есть список.
Но чтобы достичь такого результата, нужно начать с малого. Сначала нужно организовать все свои дела и разобраться с ними.
Задание на внедрение:
Запишите все дела, которые вам нужно выполнить, какие только приходят вам в голову. Проанализируйте все дела по следующей схеме:
Замечательно! Вы составили и провели анализ своего первого списка “входящих”. Этот список — основа системы GTD.
Теперь в этот список каждый день отправляйте дела, которые приходят вам в голову. Как только вы вспомнили о том, что нужно заказать подарок другу — доставайте список. Вам назначили встречу через неделю? Список! Ну и так далее. А в конце дня обрабатывайте список и распределяйте дела по календарю.
Таким образом вы сможете решить все те дела, которые заставляют вас нервничать, и это подтолкнет вас начать планировать новые проекты. А чтобы упростить выполнение задач, которые вы выписали, советую воспользоваться следующей методикой.
Методика 2. Матрица Эйзенхауера
Считается, что эту методику изобрел и пользовался ею президент США Дэвид Дуайт Эйзенхауер.
Суть её в том, чтобы распределить дела по их приоритету.
Это особенно удобно применять для тех самых дел из списка “Входящих”, который вы только что составили. Это нужно, чтобы понимать, куда дальше направлять дела — на ближайшие даты календаря или в список “Когда-нибудь”.
Задание на внедрение:
Расчертите лист бумаги, как показано выше, и распределите все ваши дела из списка «Входящие» по квадратам. Теперь вам будет легче приступить к их выполнению, так как вы знаете, какое дело наиболее приоритетно.
Методика 3. Сначала съешьте лягушку
Два предыдущих метода применяются ко множеству дел. А этот — к единственному делу, от которого вы постоянно отлыниваете. Это какое-то неприятное дело.
Это дело может быть связано как с повседневной, так и с рабочей жизнью.
Ну, например — помыть посуду после завтрака или ответить на e-mail неприятному человеку.
Создатель данного метода — Брайан Трейси — предлагает в начале дня выполнить именно это задание. То есть — съесть лягушку. Брайан Трейси — знаменитый бизнес деятель и автор множества книг по личной эффективности. По его словам, если в начале своего дня вы выполните одну из тех задач, которые давно откладывали и которые совсем не приносят вам радости, вы сможете остаток дня провести намного продуктивнее и в хорошем настроении.
Это действительно так, ведь над вами не будет висеть этот Дамоклов меч. Я сам периодически съедаю лягушку с утра, и весь день хожу довольный
Когда мы говорим о тайм-менеджменте, то обязательно сталкиваемся со списками дел, как в методике GTD, с контролем времени и прочими вещами, которые требуют особого подхода.
Не всегда удобно вести списки дел на бумаге. Часто получается, что списки теряются, если они записаны на листе. Да и ворох бумаг еще никого не настраивал на продуктивный лад.
Поэтому я советую использовать специальные инструменты, которые доступны как для компьютеров, так и для мобильных телефонов.
Инструмент 1. Evernote
Evernote — мастхэв организованных людей. Его интерфейс устроен так, что можно создавать блокноты и заметки в них.
По сути — это папки с файлами, только удобно организованные и объединенные метками. Вот как выглядит эта программа. Я добавил возможные названия блокнотов, чтобы вы понимали принцип работы с Evernote.
Вы можете создать блокнот с заметкой “Входящие” и записывать туда дела по принципу GTD, находясь в любом месте. У программы Evernote есть как мобильная, так и десктопная версия.
Единственный минус: бесплатную версию Evernote можно установить максимум на два устройства. Но этого вполне достаточно — для больших списков дел удобно использовать ноутбук или компьютер, а для быстрых заметок на ходу — мобильный. Когда устройство получает доступ в интернет, все блокноты и заметки синхронизируются.
Задание на внедрение:
Установите Evernote на свой компьютер и мобильный. Заведите блокнот с входящими делами и продолжайте его вести по системе GTD.
Инструмент 2. Pomodoro
Когда список дел готов, нужно только одно — начать выполнять. Но многие сталкивались с таким явлением, как прокрастинация. Когда ты занимаешься чем угодно, только не тем, чем надо.
В таких случаях главное начать. А помогает специальная система — «помодоро». Эта система построена на промежутках работы и отдыха. 25 минут вы посвящаете определенному делу, не отвлекаясь ни на что. Если в этот момент звонит телефон, вы не берете трубку. Если пищат соцсети — тем более, не реагируете. Вы полностью в деле. Но как только звенит таймер, через 25 минут, вы можете отвлечься. Можете прогуляться, выпить чаю, перезвонить по телефону. Но через 5 минут снова зазвонит таймер, и вы снова должны будете приступить к работе.
Рабочий промежуток этой системы называется «помодоро». Или «помидор». После 4-х выполненных «помидоров», вы можете устроить себе большой перерыв на 15-30 минут. Вы можете сами решить, сколько вам нужно рабочих промежутков и сколько больших перерывов.
Главное, эта методика позволяет сосредоточиться на задаче, не сильно загружая мозг и давая ему отдохнуть время от времени. Когда вы начнете делить отрезки времени на «помидоры», вы поймете, как много можно сделать всего лишь за 25 минут!
Для этой методики в качестве инструмента подойдет обычный таймер на телефоне. Но лично я использую специальную программу Flat Tomato для iOS. Для Android есть похожее приложение Focus Timer Reborn. Есть и десктопные приложения в том же духе, если вам удобнее пользоваться таким таймером с компьютера. Например, Keep Focused.
Задание на внедрение:
Установите подходящую для вас программу для отсчета «помидоров» и выполняйте любое на выбор дело из списка в течение 25 минут. Вам нужно убраться в комнате? Горят сроки по диплому? Нужно сделать рабочий отчет? Ставьте таймер и убирайте, не отвлекаясь ни на что.
Через 25 минут вы сможете отдохнуть и насладиться первыми результатами своей плодотворной работы.
Жду от вас обратной связи!
Все перечисленные методики и инструменты, как я уже говорил, я использую сам и рекомендую всем, кто хочет направить свою жизнь в нужное русло.
Если вам была полезна эта статья, делитесь своими впечатлениями в комментариях. Особенно мне будет интересно мнение тех, кто выполнил все задания, которые были в статье. Если вам интересна тема саморазвития и работы из дома, прочитайте мою статью о том, как работать дома и быть эффективным.
Вам помогли эти методики и инструменты? Может, чего-то не хватает? Я надеюсь на плодотворную дискуссию!
Хорошего дня!
С намерением быть полезным,
Дьяков Дмитрий.
